In un mondo sempre più interconnesso e dinamico è possibile che ci si trovi ad avere un team di collaboratori dislocati tra di loro.
Anche a me è capitato di avere un team sparso nei vari paesi europei e di dover gestire le attività da remoto. Allora, come fare?
Condivido un piccolo vademecum che spero vi aiuti 🙂
1. La comunicazione
Per poter accorciare la distanza è necessario saper organizzare la comunicazione. Non vi affidate solo alle mail, ma pianificate delle conference call che aiutino la condivisione delle idee, lo scambio sul punto della situazione. Serviranno non solo ad avere sotto controllo il progetto ma anche a motivare le persone.
Volendo potete usare dei software che aiutano a gestire i progetti a distanza (Asana e Trello).
Cadenziate la vostra call giornaliera/settimanale, e se potete cercate di effettuare una videochiamata con tutto il team in remoto. Potete usare Google Hangout o Skype. Non sarà come essere attorno un tavolo ma la possibilità di “guardarsi in faccia” è cruciale nello stabilire un rapporto di fiducia.
2. La To do List
Create una To do List per far sì che ciascuno sappia cosa deve fare, entro quando. Stabilite e condividete un calendario, con la definizione dei tempi, delle priorità e la quantità di tempo che ciascuno impiegherà a svolgere il suo lavoro. La chiarezza aiuta ad essere più efficienti.
3. Condividete i File
Questo punto in alcune aziende è più facile poiché i server sono già condivisi (Sharepoint), in altri casi vi potete affidare a piattaforme come DropBox o Google Drive.
E’ inoltre importante avere una tecnica di archiviazione, per sapere sempre dove sono i file che ci servono. Creare uno schema rende più semplificato il flusso lavorativo.
4. Non usate troppe Applicazioni
Ci sono molte applicazioni che vengono suggerite per meglio seguire le attività lavorative, ma il mio consiglio è di non avere troppi strumenti da aggiornare, il loro utilizzo non deve diventare una perdita di tempo per il team.
5. Organizzate degli incontri dal vivo
Benché ci si senta anche quotidianamente è bene organizzare dei meeting di persona una volta al mese con i collaboratori più vicini e ogni trimestre con quelli più distanti. Magari cercando di sfruttare la vicinanza con fiere di settore o altri eventi in cui sarebbero venuti in azienda.
Il legame che si crea tra le persone che si incontrano di persona è difficilmente sostituibile, e spesso fa la differenza.
Sperando che questi suggerimenti vi siano d’aiuto, vi auguro un buon lavoro!
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